La force d’un trio pour gérer l’entretien sanitaire avec brio!

Ces dernières semaines, j’ai assisté à deux webinaires donnés par l’Association des gestionnaires de parcs immobiliers (AGPI) sur les mesures d’entretien sanitaire renforcées pour la COVID-19. Ce fut deux présentations très intéressantes et les gestionnaires d’immeubles ont certainement retenu des informations pertinentes pour mieux gérer leur contrat d’entretien sanitaire. Pour ma part, voici ce que j’en retiens.

Un poste de dépense important

L’entretien sanitaire d’un bâtiment est l’une des dépenses les plus importantes pour un gestionnaire d’immeubles qui représente la plupart du temps la première, la deuxième ou la troisième source de dépenses du budget de l’entretien global de l'immeuble. Or, pour les gros immeubles, les contrats d’entretien sanitaire peuvent vite se chiffrer en centaines de milliers de dollars. Inutile d’insister sur l’importance de demeurer vigilants, à partir de l’étape des appels d‘offres jusqu’à l’octroi du contrat, en passant par l’évaluation des soumissionnaires.

Il est ressorti de ces deux webinaires que les gestionnaires d’immeubles ont tout intérêt à s’adjoindre une équipe de consultants spécialisés en entretien sanitaire, en complément à l’expertise du prestataire de services.

Quel niveau de propreté est-ce que je souhaite maintenir en tant que gestionnaire?

Eh oui, il y a plusieurs niveaux! Monsieur Jocelyn Trottier, président chez GDI, un important fournisseur de services d’entretien sanitaire et de maintenance d’immeubles, a bien exprimé l’importance pour le donneur d’ouvrage de faire savoir à quel niveau de propreté il veut maintenir son immeuble pour que le prestataire de services puisse offrir le service adéquat au juste prix. Maintenir un niveau de qualité de propreté de base est tout à fait correct. Maintenir un immeuble à plus de 95% en conformité avec les standards reconnus de l’industrie, est autre chose. Est-ce que je veux que toutes les surfaces soient désinfectées ou seulement certaines surfaces? À quelle fréquence? Avec quel produit? Dans quelles conditions?

Suis-je qualifié pour monter un appel d'offres, élaborer mes profils et concevoir mes routes de travail?

Il y a plusieurs années, les appels d’offres se résumaient à quelques pages. Aujourd’hui, il n’est pas rare de voir des documents de centaines de pages! Comment faire pour s’y retrouver à travers les profils, les fréquences et les travaux périodiques? Un élément important qui a été porté à notre attention c’est que l’appel d’offres (incluant le devis technique) c’est votre GPS, c’est le document maître de tout ce qui se passe en entretien sanitaire dans votre bâtiment, il ne faut pas le prendre à la légère. De plus, il est maintenant possible de ne pas toujours choisir le plus bas soumissionnaire conforme mais plutôt d’évaluer un fournisseur de services selon vos besoins, bien entendu par rapport au prix dans une certaine mesure, mais aussi par rapport à la qualité de son service et à la solidité de l’entreprise.

Un appel d’offres bien fait vous permet de connaître tout ce qui se fait ou devrait être fait dans votre bâtiment, donc il vous permet d’en avoir le contrôle en tout temps. Ne sous-estimez pas les économies potentielles que vous pouvez réaliser en investissant un peu plus à cette étape cruciale. La définition de toutes les tâches et particularités de votre immeuble, de façon claire et précise, vous permettra de bien comprendre vos réels besoins et ainsi vous permettre de mieux contrôler vos dépenses.

À titre de consultants, nous constatons trop souvent que les gestionnaires d’immeubles paient pour des services qui ne sont que partiellement rendus ou totalement inexistants. Imaginez ce que cela représente à tous les mois, pour toute la durée du contrat.

Suis-je qualifié pour monter un programme de contrôle de la qualité?

Lors de ces deux webinaires, tous les panélistes ont été unanimes : vous devez avoir un programme de contrôle de la qualité pour suivre, évaluer et améliorer les opérations d’entretien sanitaire. Les programmes de contrôle de la qualité sont également importants pour vérifier si le devis est respecté et si la qualité est au rendez-vous.

Les audits sont aussi des incontournables pour se doter d’un processus d’amélioration continue. Ils nous permettent : de valider la performance de nos équipes, de s’assurer qu’on est conforme et sécuritaire et de connaître nos non-conformités récurrentes. Ils nous confirment aussi l’efficacité des plans de travail et de la désinfection.

Suis-je au fait des tendances innovantes?

En tant que gestionnaire d’immeubles et donneur d’ouvrage, suis-je au fait des nouveautés et des plus récentes techniques de travail? Comme l’exprimait un des panéliste, la technologie et les applications numériques nous permettent aujourd’hui de gérer plus efficacement plusieurs facettes des devis d’entretien sanitaire. Il est de l’avantage de tous, autant des gestionnaires que des prestataires de services, de laisser tomber les listes et les rapports papier au profit de l’informatique. La collecte et la sauvegarde des données sont optimisées ce qui permet un suivi en temps réel et favorise la productivité.

Le consultant en hygiène et salubrité: la troisième patte du tabouret!

Voyez-vous, l’entretien sanitaire n’est plus aussi simple qu’il y a deux ou trois décennies. Les innovations technologiques, les nouveaux produits, les normes et standards de l’industrie, évoluent sans cesse. En tant que gestionnaires d’immeubles, votre rôle ne se limite pas uniquement aux opérations d’entretien sanitaire. Donc, pour gérer ce département comme un professionnel, l’idéal est de faire appel à des professionnels. Cet investissement pour les services d’un consultant peut vous épargner bien des tracas et vous faire économiser beaucoup des dollars. Plusieurs consultants ont pignon sur rue et peuvent vous aider. Ceux-ci maintiennent le rapport de force entre vous et le prestataire de services. Ils vous conseillent et vous disent ce qui est raisonnable de ce qui l’est moins, et ce de façon complètement impartiale. Ils ont les connaissances, l’expérience et plusieurs sont qualifiés par l’ISSA (Association internationale de l’industrie de l’entretien ménager) et le GBAC (Global Biorisk Advisory Council) pour émettre de judicieux conseils.

En entretien sanitaire, c’est tout ce que vous ne savez pas qui risque de vous coûter le plus cher…