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Reconnu par des gestionnaires immobiliers

Pourquoi un appel d’offres bien structuré est essentiel à la gestion immobilière

Un appel d’offres rédigé de manière professionnelle vous permet de réduire les coûts d’exploitation, de définir clairement les besoins réels de vos immeubles, d’améliorer la qualité des services et d’assurer une sélection transparente et objective des fournisseurs, tout en conservant un contrôle rigoureux de votre budget.

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Réduction des coûts

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Qualité de service

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Transparence

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Économies moyennes réalisées

18-25%

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Taux de participation des fournisseurs

98%

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Réduction du temps de gestion du processus

40%

Pourquoi la structures est déterminante

Un cadre d’appel d’offres bien conçu assure une compréhension claire des attentes, une imputabilité mesurable et des résultats concrets pour vos opérations de gestion immobilière.

L’impact d’un appel d’offres structuré

Sans un appel d’offres rigoureusement structuré, les gestionnaires immobiliers sont souvent confrontés à des coûts gonflés, des attentes de services mal définies et des difficultés à comparer objectivement les soumissions des fournisseurs. Notre approche méthodique transforme le processus d’approvisionnement en un véritable levier stratégique.

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Nous vous aidons à définir des besoins opérationnels précis, à établir des critères d’évaluation objectifs et à créer un cadre transparent auquel les fournisseurs peuvent répondre avec rigueur et confiance.

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    Un appel d’offres structuré n’est pas qu’un document. C’est votre feuille de route vers l’excellence opérationnelle et le contrôle des coûts.

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Comparaison des fournisseurs

Comparer les soumissions de manière objective à l’aide de critères standardisés et de systèmes de pointage transparents.

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Qualité des services

Définir des standards de performance clairs et des indicateurs de qualité mesurables afin d’assurer la reddition de comptes.

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Contrôle des coûts

Éliminer les coûts cachés et les dépassements budgétaires grâce à des bordereaux de prix détaillés et clairement ventilés.​

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Clarté opérationnelle

Établir des périmètres d’intervention précis afin de réduire les ambiguïtés, prévenir les litiges et assurer une exécution conforme.​

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Nos services

Nos services de conception d’appels d’offres

Un accompagnement complet, de l’analyse initiale jusqu’à la sélection du fournisseur et à la finalisation du contrat.

Ce que nous faisons pour vous

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Analyse des besoins opérationnels

Nous analysons les besoins opérationnels de vos immeubles afin d’identifier les services requis et d’éliminer les besoins présumés ou reconduits par habitude.

Analyse terrain des installations

Rencontres avec les parties prenantes

Analyse des contrats en vigueur

Identification des écarts de services

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Rédaction complète de l’appel d’offres

Nous concevons des documents d’appel d’offres professionnels, clairs et structurés, incluant un devis technique détaillé et adapté aux particularités de vos immeubles.​​​​

Instructions aux soumissionnaires

Documents de soumissions

Conditions générales

Devis Technique

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Critères d’évaluation objectifs et mesurables

Nous développons des grilles d’évaluation transparentes permettant une analyse rigoureuse, équitable et comparable des soumissions reçues.​​​

Spécifications techniques détaillées

Niveaux de service attendus

Standards de qualité mesurables

Indicateurs de performance

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Structure conforme aux normes de l’industrie

Assurez-vous que votre appel d’offres respecte les normes de l’industrie, les exigences réglementaires et les meilleures pratiques en gestion immobilière.

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Conformité légale

Respect des exigences contractuelles

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Durabilité

Protocoles d’entretien écoresponsables

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Normes de l’industrie

Référentiels BOMA, LEED et ISSA​

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Normes de sécurité

Exigences en santé et sécurité

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Accompagnement à l’évaluation et à la sélection des fournisseurs

Un accompagnement structuré tout au long du processus d’analyse, de la réception des soumissions jusqu’à l’octroi du contrat.

Analyse des soumissions

Présentations des fournisseurs

Coordination des visites de sites

Soutien à la négociation contractuelle

Ce qu’un document d’appel d’offres comprend

Un appel d’offres complet repose sur quatre composantes essentielles qui, ensemble, assurent la clarté, la conformité et une participation efficace des fournisseurs.

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Instructions aux soumissionnaires

Directives claires concernant les exigences de dépôt, les échéanciers et le processus d’évaluation.

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Conditions générales

Dispositions contractuelles encadrant l’exécution, la durée et la fin du contrat.

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Documents de soumission

Documents, formulaires et certifications requis pour une soumission complète et conforme.

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Devis technique

Description détaillée des services attendus, des standards de performance et des exigences opérationnelles.

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Échéancier et dates clés

Dates de dépôt des soumissions, visites de sites, périodes de questions et avis d’octroi.

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Format de soumission

Structure exigée des documents, formats requis, nombre de copies et modalités de dépôt électronique.

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Processus de questions

Modalités de transmission des questions, délais de réponse et diffusion des addendas.

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Méthodologie d’évaluation

Critères de pointage, pondérations et transparence du processus de sélection.

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Informations sur l’entreprise

Enregistrement légal, structure organisationnelle, années d’opération et organigramme.

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Assurances et cautionnements

Responsabilité civile, assurance, responsabilité professionnelle et garanties de performance.

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Attestations et déclarations

Attestations du client et du soumissionnaire, déclarations de conformité et engagements requis.

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Annexes et documents complémentaires

Formulaires, annexes, addenda et tout document requis à l’analyse complète de la soumission.

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Objet et interprétation

Objet du contrat, définitions générales et règles d’interprétation applicables.

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Modalités de paiement

Conditions de facturation, échéanciers de paiement et ajustements contractuels.

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Obligations et attestations

Obligations des parties, attestations requises et responsabilités contractuelles.

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Entrée en vigueur et fin de contrat

Entrée en vigueur, durée, résiliation, fin de contrat et conditions associées.

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Contexte et structure du mandat

Contexte de réalisation, dispositions générales et structure exigée du devis technique.

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Ressources humaines et profils

Qualification du personnel, banque de profils, exigences de formation et ratios applicables.

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Exécution des services

Définition des tâches, fréquences d’exécution, mise en service et exigences techniques.

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Gestion et contrôle de la qualité

Gestion de la qualité, contrôle des travaux réguliers et périodiques, mécanismes de suivi.

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Composante critique

La fondation de votre contrat : les profils

Des profils précis constituent la pierre angulaire d’une gestion immobilière efficiente et rentable. Des profils génériques ou surdimensionnés entraînent des dépassements budgétaires et une allocation inefficace des ressources.

Notre processus de développement des profils

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Les risques liés à des profils génériques

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Paiement d’heures de travail non nécessaires
Équipes surdimensionnées, productivité réduite
Manque de responsabilisation dans l’exécution
Difficulté à justifier les augmentations budgétaires
Coûts cachés intégrés aux modèles de tarification

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Les bénéfices de profils adaptés 

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Main-d’œuvre basée sur les besoins réels
Standards de productivité clairs et transparents
Équipes dimensionnées adéquatement
Attentes de performance bien définies
Coûts justifiables, prévisibles et maîtrisés

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Visite de l’immeuble

Visite des installations afin de comprendre l’environnement, les usages réels, les contraintes opérationnelles et les zones à enjeux particuliers.

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Analyse globale de l’immeuble

Analyse des superficies, des types d’espaces, des flux d’occupation et des conditions d’exploitation propres à l’immeuble.

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Analyse des documents existants

Revue des contrats, rapports antérieurs et identification des éléments problématiques, notamment en lien avec les plaintes fréquentes.

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Identification des particularités architecturales

Repérage des éléments architecturaux distinctifs ou hors du commun ayant un impact direct sur l’entretien et l’organisation des profils requis.

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Structuration des profils

Décomposition précise des tâches d’entretien, des fréquences d’exécution selon les pratiques reconnues de l’industrie.

Cessez de payer pour des hypothèses

Nos profils, basés sur l’analyse réelle de votre immeuble, vous permettent de payer uniquement pour les ressources réellement nécessaires, avec une transparence et une imputabilité intégrées à chaque poste.

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Contrôle financier

Contrôle des coûts : le bordereau de soumission

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Besoins réels. Coûts réels.

Le problème des modèles de tarification traditionnels

La majorité des contrats d’entretien ménager reposent sur des modèles de tarification simplifiés qui regroupent l’ensemble des services dans un montant mensuel unique. Cette approche manque de transparence et mène souvent au paiement de services non requis ou non réalisés.

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Augmentations de coûts dissimulées

Les augmentations annuelles appliquées sur des bases déjà gonflées se cumulent dans le temps.

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Services regroupés

Aucune visibilité sur le coût réel de chaque service inclus au contrat.

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Hypothèses plutôt que réalité

Tarification basée sur la superficie totale de l’immeuble plutôt que sur les surfaces réellement entretenues.

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Besoins réels.
Coûts réels.

Nous validons les surfaces réellement entretenues afin d’établir une base de tarification juste et représentative.

Superficie totale

Superficie entretenue

150 000 pi²

150 000 pi²

Économies potentielles

25%

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Augmentations de coûts contrôlées

Les ajustements de coûts sont strictement encadrés afin d’assurer une prévisibilité budgétaire claire.

Méthode d’indexation

IPC ou comité paritaire

Équipements

Exclus des mécanismes d’augmentation

Périodicité de révision

Annuelle

Justification requise

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Notre approche de tarification transparente

Nous concevons des bordereaux de soumission détaillés qui distinguent clairement les coûts par type de service, valident les superficies réellement entretenues et assurent que vous payez uniquement pour les travaux exécutés, avec une justification claire pour chaque poste budgétaire.

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Ventilation détaillée des coûts

Séparation des coûts pour l’entretien quotidien, les travaux périodiques et les services spéciaux.

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Validation des superficies entretenues

Superficies réellement entretenues validées à partir de relevés terrain.

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Augmentations contrôlées

Mécanismes d’indexation prédéfinis, encadrés et plafonnés selon des indices pertinents.

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Séparation des coûts par type de service

Une ventilation claire des coûts par catégorie de services assure transparence et imputabilité.

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Main d'oeuvres

332 000 $

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Travaux périodiques

59 600 $

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Équipements

24 900$

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Sous-traitance

13 000 $

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Facturation à
l’exécution

Les travaux périodiques sont facturés uniquement lorsqu’ils sont réalisés, et non sur une base forfaitaire présumée.

Nettoyage des fenêtres 

Coût trimestriel

4 000$

T1 - Réalisé 

T2 - Réalisé 

T3 - Non réalisé

Facturé

Facturé

Non facturé

Accompagnement du comité de sélection et outils d’analyse des soumissions

Un accompagnement professionnel et des outils d’analyse structurés pour assurer une sélection des fournisseurs objective, rigoureuse et fondée sur des données comparables.

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Analyse structurée des
soumissions

Matrices de comparaison complètes permettant d’analyser les soumissions sur une base équitable et comparable, selon l’ensemble des critères établis

Gabarits de réponses normalisés

Comparaison des soumissions

Listes de vérification de conformité

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Outils de comparaison objective

Systèmes de pointage pondérés assurant une évaluation cohérente et impartiale pour l’ensemble des membres du comité.

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Critères d’évaluation personnalisables

Calcul automatisé des pointages

Suivi du consensus du comité

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Identification des
écarts

Identification structurée des écarts financiers et techniques entre les soumissions reçues et les exigences de l’appel d’offres.

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Signalement des exigences manquantes

Analyse des écarts de coûts

Rapports sur les lacunes techniques

Exemple de tableau comparatif des soumissions

Tableau comparatif des soumissions avec critères d’évaluation pondérés, comparant les fournisseurs A, B et C selon les qualifications techniques, les prix, l’expérience, la qualité et la stabilité financière
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Soutien à la prise de décision tout au long du processus

Notre équipe vous accompagne à chaque étape, incluant les présentations des fournisseurs, les visites de sites, la validation des références et les négociations finales. Nous vous aidons à poser les bonnes questions, à repérer les signaux d’alerte et à nous assurer que l’ensemble des engagements est clairement consigné au contrat final. Grâce à cet accompagnement, votre comité de sélection prend des décisions éclairées, défendables et appuyées par des données objectives et une expertise reconnue

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Étude de cas

Étude de cas : Tour de bureaux commerciale

Comment un processus d’appel d’offres structuré a permis de générer des économies mesurables et d’améliorer la qualité des services.

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Profil du client

Tour de bureaux de classe A

320 000 pi²

Immeuble multi-locataires

Emplacement centre-ville

Propriétaire institutionnel

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Défis initiaux

Augmentation des coûts de 28 % sur 5 ans

Plaintes fréquentes des locataires

Absence d’indicateurs de performance clairs

Portée des services mal définie

Tarification regroupée sans visibilité

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Objectifs du projet

Réduire les coûts d’exploitation

Améliorer la constance des services

Établir une imputabilité claire

Mettre en place une tarification transparente

Déployer des indicateurs mesurables

Notre solution et notre approche

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Analyse complète de l’immeuble

Analyse terrain détaillée incluant la validation des superficies réellement entretenues, la classification des espaces et la documentation des niveaux de service existants.

Constat clé : Seulement 245 000 pi² sur 320 000 pi² nécessitaient un entretien quotidien, révélant immédiatement un potentiel de réduction des coûts de 23 %.

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Sélection des fournisseurs

Gestion d’un processus concurrentiel impliquant 8 fournisseurs qualifiés, incluant visites de sites, périodes de questions et outils d’évaluation structurés.

Résultat : Réception de 7 soumissions conformes avec un écart de prix limité à 12 %, démontrant une portée de services claire et bien définie.

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Développement détaillé

Rédaction d’un appel d’offres complet incluant des portées de services précises, des profils adaptés aux besoins réels et des critères d’évaluation objectifs.

Innovation : Mise en place de bordereaux distincts pour les services quotidiens, hebdomadaires, mensuels et trimestriels, éliminant toute opacité liée aux coûts regroupés.

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Négociation contractuelle

Accompagnement lors des négociations finales, définition des indicateurs de performance, plan de transition et protocoles de contrôle de la qualité.

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Réussite : Transition de 30 jours sans interruption de service et amélioration immédiate de la satisfaction des locataires.

Résultats mesurables

22%

réduction des coûts

186K $

économies annuelles

47%

diminution des plaintes

96%

satisfaction des locataires

100%

conformité aux niveaux

92%

audits qualité

3.5%

plafonnement annuel

5 ans

protection des prix

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"Le processus d’appel d’offres structuré a transformé notre façon d’aborder l’approvisionnement en gestion immobilière. Nous bénéficions désormais d’une transparence complète des coûts, d’une qualité de service mesurable et d’un partenariat fournisseur fondé sur des attentes claires. Les économies réalisées ont amorti l’investissement en services-conseils dès la première année."

Passez à un appel d’offres basé sur les besoins opérationnels réels

Cessez de surpayer pour des services fondés sur des hypothèses.
Notre processus d’appel d’offres structuré vous assure de payer uniquement pour ce dont vous avez réellement besoin, avec une transparence complète et une imputabilité à chaque niveau.

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Consultation gratuite

Appel d’évaluation de 30 minutes

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Soumission sans engagement

Proposition personnalisée

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Accompagnement expert

Tout au long du processus

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